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UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN |
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FUNCIONES GENERALES Y OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN |
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| a) Recibir, abrir, calificar y asignar las comunicaciones entregadas por personas naturales o jurídicas, así como las que llegan por correo y supervisar que la documentación que egresa de la institución sea entregada oportunamente a su destinatario. b) Revisar, analizar, calificar, destinar y registrar la correspondencia recibida, en el formulario de "Control de Comunicaciones" y asignar el área administrativa responsable del trámite. c) Adjuntar a la comunicación ingresada el original y dos copias del formulario de "Control de Comunicaciones ". d) Efectuar el seguimiento y control de correspondencia y proporcionar información al público sobre el Estado de los trámites.
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| APLICACIÓN DEL REGYCONT | ||
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Según Acuerdo Ministerial No 0342 de 12 de noviembre del 2002, publicado en el Registro Oficial No 718 de 4 de diciembre de 2002 se expide el Instructivo para la Estandarización en el manejo, elaboración, presentación, uso y seguimiento de los documentos y comunicaciones de esta Cartera de Estado a través del Sistema Regycomp que consiste en: a) Regular la estructurar y funcionamiento del sistema a ser utilizado para la elaboración y apoyo a las labores operativas de recepción, registro, despacho, control, distribución y tramite de la documentación que se maneja dentro de la institución a través del sistema Regycomp a ser utilizado en el manejo de la documentación: con el propósito de simplificar los procesos administrativos de sustentación y alcanzar la optimización en el manejo de las comunicaciones y expedientes en el Ministerio de Gobierno. b) La Coordinación de Servicios Institucionales dentro de su competencia supervisara el cumplimiento de las normas y procedimientos, los cuáles serán de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas de este portafolio desde la recepción hasta el egreso del documento. c) Cada jefe de oficina tendrá a su cargo asignar los funcionarios responsables del registro y seguimiento de la documentación a ser enviada o ser recibida, bajo un solo estándar de forma y presentación. d) La Documentación oficial catalogada como de trámite inmediato será abierta y leído su contenido generando el respectivo formulario de control, con un indicativo de "URGENTE", estampado en el formulario de control de comunicaciones.
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| HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO | ||
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Lunes a Viernes : 8h00-14h00 ( Recepción de Documentos).
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| PARA MAYOR INFORMACIÓN: | ||
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DOCUMENTACIÓN
Sra. Karina Basantes
La Unidad de Documentación se encuentra ubicado en:
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