MISIÓN
Planificar, organizar, administrar, dirigir, coordinar y controlar las diversas actividades de servicios institucionales mediante el apoyo logístico y tecnológico, con la provisión de bienes muebles y equipos, suministros y materiales de oficina, vehículos, adecuaciones y mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, además de la administración de los servicios básicos, arriendos, transporte del personal en aplicación de planes de trabajo y observando las disposiciones legales vigentes. Igualmente administrar y precautelar la conservación de la documentación de la Institución.
VISIÓN
La Dirección de Recursos Organizacionales está orientada a mejorar los servicios dirigidos a las diferentes áreas administrativas, mediante la dotación de infraestructura, suministros y materiales, muebles y equipos de oficinas, vehículos y tecnología de punta en base de la aplicación de planes y estrategias con tendencia a optimizar con efectividad los recursos y servicios tanto internos como externos que brinda el Ministerio de Gobierno.
OBJETIVOS
*Formular, dirigir y ejecutar planes y programas que promuevan el mantenimiento y desarrollo de la institución.
*Promover y desarrollar procesos que permitan una correcta administración de los recursos
* Aplicar políticas que permitan garantizar la administración y el control así como precautelar el buen uso de los bienes
CREACIÓN
De acuerdo a la Estructura Orgánica por Procesos de esta Cartera de Estado, la Dirección de Recursos Humanos constituye parte del Nivel de Apoyo, estándole asignadas diversas funciones y competencias relacionadas con el Recurso Humano de esta Institución.
NORMATIVA
Los procesos que desarrolla la Dirección de Recursos Organizacionales se basan en las disposiciones legales emitidas en:
* Orgánico Estructural del Ministerio de Gobierno
* Normas Técnica de control previo emitidos por la Contraloría General del Estado
* Normas técnicas de contabilidad emitidos por la Contraloría General del Estado
*Ley de Contratación Pública
*Reglamento y Manual General de Administración de Bienes del Sector Público
* Reglamento de Control, Uso, mantenimiento y determinación de responsabilidades emitidos por la Contraloría General del Estado
* Reglamento para Uso de Telefonía Celular, emitido por la Contraloría General del Estado
* Reglamento Interno de Contrataciones de Bienes y Servicios
FUNCIONES Y ACTIVIDADES
ADQUISICIONES
*Calificar y actualizar el banco de datos de los Proveedores.
*Con apego a las disposiciones legales, previo al análisis de las necesidades y contando con el presupuesto realiza las adquisiciones de bienes muebles, suministros y materiales de oficina, materiales y equipos médicos y odontológicos, equipos de oficina y de computación y compras en general.
ALMACÉN
*Elabora el programa anual para las adquisiciones de suministros y materiales de oficina, para mantener el estock de Almacén y proveer de manera oportuna el abastecimiento de los mismos a las diferentes oficinas y dependencias del Ministerio de Gobierno y de la Provincia de Pichincha, observando las disposiciones legales
*Recepción, registro y control de todas las adquisiciones que realiza el Ministerio de Gobierno, comprobando calidad, cantidad de acuerdo al compromiso de compra.
INVENTARIOS
*Administrar, supervisar el sistema de control de bienes muebles e inmuebles y vehículos en las diferentes Áreas del Ministerio de Gobierno en la provincia de Pichincha.
*Realizar programa de constataciones físicas en las diferentes dependencias del Ministerio de Gobierno en la Provincia de Pichincha.
*Coordinar, participar y registrar los trámites correspondientes a trámites como:
*Bajas, Comodatos, traslados, pérdidas y traspasos de bienes muebles, equipos de oficina, de computación y vehículos en cumplimiento a lo que dispone la base legal en lo relacionado al tema.
TRANSPORTE
*Administrar, supervisar y controlar el uso, mantenimiento, reparación de vehículos de propiedad del Ministerio de Gobierno en la Provincia de Pichincha y a nivel nacional, de acuerdo a las disposiciones legales que rigen esta área.
*Entrega de Vales y control de combustible de acuerdo a los cupos asignados por la máxima autoridad.
*Elaboración de los documentos precontractuales y administración de la Póliza de Seguros de Vehículos a nivel nacional.
*Constatación física para reevalúo de los vehículos
*Realizar el trámite de matriculación de vehículos
*De acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Uso, Control y Mantenimiento de vehículos, realiza las Audiencias Administrativas a los conductores por siniestros.
MANTENIMIENTO
*Administración y control de los servicios básicos como: Teléfonos, agua potable, energía eléctrica, de acuerdo a disposiciones legales.
*Administración , seguimiento y control de los procesos de: Arriendos, transportes de personal y guardería, de mantenimiento de: Ascensores, adecuaciones de oficinas y servicio de limpieza y adecentamiento de oficinas.
*Reparaciones de equipos de oficina
*Coordina los trabajos de pintura, electricidad, albañilería y fontanería en todas las áreas del Ministerio de Gobierno en la provincia de Pichincha.
DOCUMENTACIÓN
*Recibir, analizar, calificar, registrar, asignar y distribuir la correspondencia tanto interna como externa
*Proporcionar información al usuario interno y externo sobre el destino de la correspondencia ingresada a esta Institución
*Elaborar guías para el despacho de la documentación que tiene como destino otras instituciones o personas ajenas a este Portafolio.
ARCHIVO GENERAL
*Recepción, depuración, clasificación de la documentación que recibe de las diferentes áreas de Planta Central y Comisarías de la Mujer.
*Expurgo y trámite de baja de documentos que no tienen ningún valor.
*Proporcionar documentos para entrega de copias certificadas de expedientes oficiales que se encuentran bajo su responsabilidad.
PROGRAMAS Y PROYECTOS
*Buscar el apoyo de las autoridades y presupuestario para propender a la unificación de las diferentes áreas administrativas del Ministerio que se encuentran disgregadas de planta central, en base a conseguir la remodelación del edificio El Comercio
*Unir esfuerzos con las autoridades y funcionarios del Ministerio para lograr el fortalecimiento institucional
*Lograr la renovación del parque automotor.
*Promover la adquisición de equipos informáticos
*Promover la capacitación al personal de acuerdo al área en que se desempeña
*Prever la existencia de stock de suministros de oficina.
*Impulsar reformas al Reglamento Interno de Uso Control y Mantenimiento de vehículos así como, de arriendo y de adquisición de bienes y servicios.
*Asumir el control de la administración de los valores asignados en las partidas presupuestarias del área administrativa, a efectos de poder cumplir con los múltiples requerimientos institucionales.
SERVICIOS A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
INTERNOS
Apoyo a la gestión administrativa de la Institución mediante la adquisición y provisión de suministros y materiales de oficina, muebles y equipos de oficina y de computación, brindar apoyo logístico y administrativo en los procesos institucionales, administración de vehículos y servicios básicos. Realizar los procesos precontractuales con el fin de tener actualizados los contratos por arrendamiento, transporte, mantenimiento de equipos y maquinas de oficina, supervisar el buen uso de los Activos Fijos de Planta Central y Pichincha.
EXTERNOS
1.- LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.- En los siguientes casos:
* Las legalizaciones de documentos suscritos por autoridades eclesiásticas serán realizadas en la Subsecretaría Jurídica del Ministerio de Gobierno, previo al pago de USD$ 3 en la Dirección Financiera.
* Los documentos suscritos por los servidores de la Intendencia de Policía de Pichincha, Jefes y Tenientes Políticos, Comisarios Nacionales y Comisarios de la Mujer en la Provincia de Pichincha serán legalizados por la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Gobierno previo al pago de USD$ 3 en la Dirección Financiera.
* Los Gobernadores de cada provincia legalizarán los documentos suscritos por las autoridades por ellos nombradas sean provinciales, cantonales y parroquiales para que el usuario acuda al Ministerio de Relaciones Exteriores a apostillar.
Costo: USD 3.00 por documento
Horario de Atención: desde 08H00 a 16H30
El pago se lo realiza en Tesorería de la Dirección Financiera
2.- Certificación de documentos suscritos por autoridades y funcionarios del Ministerio de Gobierno o trámites presentados en la institución o sus Dependencias y que están bajo custodia del Archivo General. Este trámite se lo realiza mediante solicitud escrita, en caso de tramites judiciales, la solicitud deberá ser firmada por un Abogado.
Costo: de 1 a 10 hojas USD. 2.00
A partir de la hoja 11 se pagará por cada copia USD. 0.10
Horario de atención: desde 08h00 hasta 16h30
El pago se lo realiza en la Dirección Financiera
3.- Recepción de documentos internos y externos suscritos por personas naturales o jurídicas.
Horario de atención de 08h00 a 14h00.
Unidad de Documentación
Planta Baja del Edificio de Planta Central.
