FUNCIONES GENERALES Y OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN
a) Recibir, abrir, calificar y asignar las comunicaciones entregadas por personas naturales o jurídicas, así como las que llegan por correo y supervisar que la documentación que egresa de la institución sea entregada oportunamente a su destinatario.
b) Revisar, analizar, calificar, destinar y registrar la correspondencia recibida, en el formulario de "Control de Comunicaciones" y asignar el área administrativa responsable del trámite.
c) Adjuntar a la comunicación ingresada el original y dos copias del formulario de "Control de Comunicaciones ".
d) Efectuar el seguimiento y control de correspondencia y proporcionar información al público sobre el Estado de los trámites.
APLICACIÓN DEL REGYCONT
Según Acuerdo Ministerial No 0342 de 12 de noviembre del 2002, publicado en el Registro Oficial No 718 de 4 de diciembre de 2002 se expide el Instructivo para la Estandarización en el manejo, elaboración, presentación, uso y seguimiento de los documentos y comunicaciones de esta Cartera de Estado a través del Sistema Regycomp que consiste en:
a) Regular la estructurar y funcionamiento del sistema a ser utilizado para la elaboración y apoyo a las labores operativas de recepción, registro, despacho, control, distribución y tramite de la documentación que se maneja dentro de la institución a través del sistema Regycomp a ser utilizado en el manejo de la documentación: con el propósito de simplificar los procesos administrativos de sustentación y alcanzar la optimización en el manejo de las comunicaciones y expedientes en el Ministerio de Gobierno.
b) La Coordinación de Servicios Institucionales dentro de su competencia supervisara el cumplimiento de las normas y procedimientos, los cuáles serán de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas de este portafolio desde la recepción hasta el egreso del documento.
c) Cada jefe de oficina tendrá a su cargo asignar los funcionarios responsables del registro y seguimiento de la documentación a ser enviada o ser recibida, bajo un solo estándar de forma y presentación.
d) La Documentación oficial catalogada como de trámite inmediato será abierta y leído su contenido generando el respectivo formulario de control, con un indicativo de "URGENTE", estampado en el formulario de control de comunicaciones.
HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Lunes a Viernes : 8h00-14h00 ( Recepción de Documentos).
PARA MAYOR INFORMACIÓN:
La Unidad de Documentación se encuentra ubicado en:BENALCAZAR N4-24 Y ESPEJO
QUITO - ECUADOR
TELÉFONOS: P.B.X: ( 593 - 02 ) 2955 - 666 Ext. 108
FAX: ( 593 - 02 ) 2958 - 360
